Automationen

Automationen führen Aktionen automatisch aus, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt — z.B. eine Benachrichtigung senden wenn ein Datum erreicht wird, einen Webhook auslösen wenn sich ein Status ändert, oder Fotos beim Upload automatisch in Ordner sortieren.

Automationen öffnen

Klicke in einer Datenbank-Ansicht auf das ⚡-Icon in der Toolbar rechts. Das Automationen-Panel öffnet sich als Seitenleiste.

Aufbau einer Automation

Jede Automation besteht aus:

Trigger — das Ereignis, das die Automation auslöst
Bedingungen (optional) — Filter, die erfüllt sein müssen bevor Aktionen laufen
Aktionen — was ausgeführt wird (eine oder mehrere)

Vorlagen (Rezepte)

Beim Erstellen einer neuen Automation kannst du aus 8 vorgefertigten Vorlagen wählen:

Vorlage	Trigger	Aktion
Fälligkeitserinnerung	Datum erreicht	Workspace benachrichtigen
Neuer Eintrag	Zeile hinzugefügt	Workspace benachrichtigen
Seite erstellen	Zeile hinzugefügt	Seite erstellen
Status-Änderung	Eigenschaft geändert	Webhook senden
Externer Trigger (Webhook)	Webhook empfangen	Workspace benachrichtigen
Wöchentliche Erinnerung	Zeitplan (montags)	Workspace benachrichtigen
Fotos automatisch sortieren	Datei hochgeladen	In Ordner verschieben
Eigene Regel	frei wählbar	frei konfigurierbar

Auslöser (Trigger)

Zeile hinzugefügt

Feuert immer, wenn eine neue Zeile in der Datenbank erstellt wird.

Anwendungsfall: Neue Aufgabe automatisch einem Mitglied zuweisen.

Eigenschaft geändert

Feuert wenn sich der Wert einer bestimmten Spalte ändert. Optional kannst du einen konkreten Zielwert angeben — z.B. nur wenn der Status auf “Abgeschlossen” wechselt.

Konfiguration:

Spalte auswählen (leer = beliebige Spalte)
Wert (optional)

Anwendungsfall: Wenn Status → “Freigegeben”, Webhook an externe Plattform senden.

Datum erreicht

Feuert N Tage vor oder nach dem Wert einer Datum-Spalte. Läuft täglich um 00:05 Uhr.

Konfiguration:

Datum-Spalte auswählen
Offset: negative Zahl = Tage davor, positive Zahl = Tage danach, 0 = am Tag selbst

Anwendungsfall: Erinnerung 2 Tage vor einem Shooting-Termin.

Webhook empfangen

Feuert wenn eine externe Anwendung einen HTTP POST an die generierte Webhook-URL sendet.

Konfiguration: Keine — nach dem Speichern wird automatisch eine eindeutige URL angezeigt.

URL-Format:

https://api.pachurros.com/v1/incoming/webhook/{TOKEN}

Request-Body (optional):

{ "row_id": 42 }

Wenn row_id übergeben wird, stehen Aktionen wie “Eigenschaft setzen” die Zeilendaten zur Verfügung.

URL erneuern: Klicke auf “URL erneuern” um den Token zu wechseln und die alte URL zu deaktivieren.

Anwendungsfall: Zapier, Make, eigenes Script triggert Automation von außen.

Zeitplan

Feuert zu einem festgelegten Zeitpunkt, unabhängig von Zeilen-Ereignissen. Läuft täglich um 00:05 Uhr.

Konfiguration:

Täglich — feuert jeden Tag
Wöchentlich — Wochentag auswählen (So–Sa)
Monatlich — Tag des Monats auswählen (1–31)

Anwendungsfall: Wöchentliche Statuserinnerung jeden Montag an das Team senden.

Datei hochgeladen

Feuert wenn eine Datei in die Mediathek des Workspaces hochgeladen wird.

Konfiguration:

Alle Dateien — feuert bei jedem Upload
Nur Bilder — feuert nur bei Bilddateien (JPEG, PNG, …)
Nur Videos — feuert nur bei Videodateien
Nur Audio — feuert nur bei Audiodateien
Nur Dokumente — feuert nur bei Dokumenten (PDF, DOCX, …)

Anwendungsfall: Fotos beim Upload automatisch nach Datum in Ordner sortieren.

Bedingungen (global)

Bedingungen werden vor der Ausführung aller Aktionen geprüft. Sind sie nicht erfüllt, wird die Automation übersprungen.

Unterstützte Operatoren:

ist / ist nicht
enthält
ist leer / ist nicht leer

Bedingungen stehen für zeilenbasierte Trigger zur Verfügung (Zeile hinzugefügt, Eigenschaft geändert, Datum erreicht, Webhook empfangen) — nicht für Zeitplan und Datei hochgeladen.

Aktionen

Eigenschaft setzen

Ändert den Wert einer Spalte in der auslösenden Zeile.

Beispiel: Status automatisch auf “In Bearbeitung” setzen, wenn eine neue Zeile erstellt wird.

Workspace benachrichtigen

Sendet eine In-App-Benachrichtigung an alle Mitglieder des Workspaces.

Konfiguration:

Nachrichtentext (optional)
Workspace (bei mehreren Workspaces: Ziel-Workspace auswählen)

Zeile erstellen

Legt eine neue Zeile in einer Datenbank an — auch in einer anderen Datenbank oder einem anderen Workspace.

Konfiguration:

Ziel-Workspace auswählen (bei mehreren Workspaces)
Ziel-Datenbank auswählen
Felder befüllen:
- Statisch — fester Wert
- Vom Trigger — Wert aus einer Spalte der auslösenden Zeile übernehmen

Seite erstellen

Erstellt eine neue Page mit einem konfigurierbaren Titel.

Konfiguration:

Titel-Vorlage — Spalten-Platzhalter {Spaltenname} werden mit Werten der auslösenden Zeile ersetzt. Beispiel: Brief — {Name} → Brief — Musterproduktion
Parent (optional) — die neue Seite wird als Unterseite einer bestehenden Page angelegt

Webhook senden

Sendet einen HTTP POST oder GET Request an eine beliebige URL.

Konfiguration:

URL
Methode: POST oder GET
Zeilendaten im Body mitschicken (Toggle) — sendet alle Zelleninhalte der auslösenden Zeile als cells-Objekt
Custom Headers (optional) — z.B. Authorization: Bearer TOKEN

Beispiel-Body (POST mit Zeilendaten):

{
  "event": "automation_triggered",
  "database_id": 12,
  "row_id": 99,
  "timestamp": "2026-05-04T10:00:00.000Z",
  "cells": { "34": "Abgeschlossen", "35": "2026-05-10" }
}

Anwendungsfall: Slack-Benachrichtigung, Zapier/Make-Integration, eigenes Backend ansprechen.

In Ordner verschieben

Verschiebt eine hochgeladene Datei in einen Ordner der Mediathek. Wird mit dem Trigger Datei hochgeladen kombiniert.

Ordner-Muster:

Muster	Ergebnis-Ordner	Beispiel
Nach Datum	`YYYY/MM`	`2026/05`
Nach Typ	`Bilder` / `Videos` / `Audio` / `Dokumente`	`Bilder`
Eigener Name	frei wählbarer Text	`Aufträge 2026`

Per-Aktion-Bedingungen (Branching)

Jede einzelne Aktion kann zusätzliche eigene Bedingungen haben — unabhängig von den globalen Bedingungen der Automation.

Klicke innerhalb einer Aktion auf Nur ausführen wenn…, um Bedingungen für genau diese Aktion festzulegen. Sind sie nicht erfüllt, wird nur diese Aktion übersprungen — die restlichen Aktionen laufen weiter.

Anwendungsfall: Drei Aktionen — eine Benachrichtigung immer, eine Zeile nur wenn Status = “Dringend”, ein Webhook nur wenn Priorität nicht leer.

Automation aktivieren / deaktivieren

Klicke auf den Toggle links neben dem Automations-Namen um sie ein- oder auszuschalten. Deaktivierte Automationen werden nicht ausgeführt, bleiben aber vollständig konfiguriert.

Ausführungsprotokoll (Run Log)

Klappe innerhalb einer Automation den Bereich Letzte Läufe auf, um die letzten 10 Ausführungen zu sehen:

Zeitstempel
Status: Erfolg (grüner Punkt) oder Fehler (roter Punkt, blinkend)
Fehlermeldung (bei Fehler)

Mehrere Aktionen

Eine Automation kann beliebig viele Aktionen hintereinander ausführen. Klicke auf + Aktion hinzufügen. Aktionen werden der Reihe nach ausgeführt — bricht eine ab, wird die Ausführung als Fehler geloggt.